Hace algún tiempo platicaba con un cliente respecto a sus opciones como expositor para cierta feria comercial de su sector. Mi cliente me había contratado para diseñar la imagen y resolver la logística de su stand en la expo, sin embargo estaba muy consternado con los precios que le pasé para la hechura del stand, esta no es la primera vez que me sucede esto, lo cierto es que cada vez que me toca un proyecto de estos, hay que explicarle al cliente más o menos lo mismo, así que mejor vamos cargando la experiencia en un post así le sirve a cualquiera que lo requiera.

Mi cliente tenía la opción de rentar o comprar un stand (y no me refiero al espacio, sino al mobiliario y escenografía). Y para el mismo stand (3×3m y con escenografía muy modernista) la renta era $1,500 USD y la compra de $7,500 USD. Esta discrepancia hizo que mi cliente desconfiara del proveedor pues no creía posible que le fueran a armar un stand con un valor de 7,500, rentárselo en 1,500 y luego tirarlo a la basura porque nadie más tendría una imagen corporativa igual a la de el de tal forma que pudiera serle útil a alguien más.

Como después le explique a mi cliente, realmente no lo tiran a la basura, lo cierto es que el material es caro, le quitan la imagen del cliente en turno, le ponen otra y lo rentan más adelante, o simplemente reutilizan el material (que a todas luces integra más del 70% del costo, que además es el capital de trabajo de la empresa que lo renta, y eso es exactamente lo que rentan acomodado en diferentes maneras), igual que un carro, maquinaria, etc., no es lo mismo rentarlo que comprarlo.

Yo he estado como organizador en 4 expos y como expositor en 5, y la verdad es que ESO cuestan ESE tipo de stands como el que mi cliente quería… y hasta mas. Como organizador me ha tocado ver pólizas de seguridad para stands que cuestan más de $20,000 USD, ni más ni menos que lo que cuesta una pequeña casa. Si, si, si, el negocio de las expos es muy buen negocio si se sabe llevar bien.

En mi experiencia siempre ha sido más económico contratar proveedores externos, aunque los organizadores por lo general ofrecen sus propios proveedores, en lo que me ha tocado ver a mí, dichos proveedores siempre traen precios más altos y stands menos vistosos solo para renta.

Ahora bien, de acuerdo a mi experiencia, no todo está perdido. Si el cliente no se decide por la opción más cara y atractiva que inicialmente quería, aun así quedan otras opciones:

1. Rentar una Opción más económica: Bueno, podemos mandar a hacer un macro-stand en versión micro. Este tipo de stands anda a la venta en $900USD (que es casi lo que cuesta la renta del mediano…, si fuera mi stand y yo tuviera ese capital para tal fin sin duda optaría por rentar el de $1,500 USD para tener una mejor imagen “a la par con los grandes”, la ventaja de rentarlo es que te olvidas del montaje, desmontaje, fletes, logística, contratistas, etc., nada mas llegas y prendes la luz, te vas y le apagas, es mucho más cómodo).

2. Comprar un Display Curvo Plegadizo de 2×2mts: Este es lo más utilizado en las Expos por las empresas medianas, este anda entre unos $2,000 USD a $4,000 USD comprándolo, el precio varía según el fabricante. Es la típica pared curva plegadiza con una mega foto o imagen que llevas en un carrito y que trae lamparitas en la parte superior. Este tiene la ventaja de que puedes “meterlo” dentro del stand de mamparas que delimita tu espacio y que te incluyen los de la expo o puedes quitar las mamparas dejándolo libre y también se ve bien, menos encerrado y espacioso. (Este sin duda es el tipo de stand que yo elegiría, pues es práctico, a buen precio, reutilizable y vistoso).

3. Rentar un Display Curvo Plegadizo de 2×2mts: El mismo de arriba con la desventaja que te lo rentan por lo general SIN la imagen del display (que es lo que lo hace vistoso), generalmente viene en fieltro negro para que le pongas posters, fotos, rótulos o lonas pegadas con velcro. Andará en unos $500 a $1,000 USD la renta más lo que te cuesten los pendones y el material grafico otros $500 USD. (Aquí hay que tener cuidado, porque si algo le pasa al fieltro del stand te lo cobran como nuevo y además, tanto en este caso como en el de arriba, no debes olvidar llevar contigo todas las imágenes que le vas pegar al fieltro, ya probadas y confirmadas de antemano, para evitar el riesgo de que algo salga mal a la mera hora o que el velcro nomas no pegue).

4. Stand Básico: Generalmente proporcionado por los mismos organizadores del evento, o sea aceptar las mamparas blancas que por lo general incluyen en la renta de tu espacio (las que delimitan tu espacio) y utilizar pendones, lonas, telas y rótulos para adornar el stand, que también puede ser, pues es lo más común (hay stands que quedan realmente muy bien –muy bien vestidos- y le dan un “quien vive” a los pre-fabricados), estos los veras como una constante en los stands de 3×3 de los expositores pequeños o de bajo presupuesto, aquí andaremos en unos $500 - $1,000 USD cuando mucho de material grafico y claro con la ventaja de que te quedas con todo el material que después puedes colgar en tus oficinas (allá en mis mocedades exponía yo así… pero, el único detalle es que el “montaje” prácticamente tendría que hacerlo el cliente mismo o sus asistentes y andar cargando una bola de triques para todos lados, con el riesgo de que falte algo a la mera hora y se te venga el tiempo encima… así que ojo, tal vez en una expo regional donde puedas llevar una camioneta cargando todos los triques es muy factible… pero por avión sería una locura).

5. Stand Enclenque: Bueno, la opción más barata es aceptar las mamparas como vienen y solo poner una mesa con volantes o suvenires y una lona en el fondo, a fin de cuentas la mayoría de los clientes te llaman gracias al volante, tarjeta o folleto que echaron en su bolsa llena de folletos y suvenires. No te engañes… parece que no, pero realmente esto le funciona a mucha gente, yo mismo expuse así la última vez siguiendo la recomendación de alguien que ha expuesto así toda su vida, y si… la mayoría de los clientes que salieron de esa expo me llamaron gracias al folleto y por el directorio de expositores (y ni siquiera recordaban como era mi stand). Incluso algunos clientes que NO fueron a la expo me llamaron porque me encontraron en el directorio de expositores que alguien más les pasó. Aquí no te gastas más de $500 USD, claro que tendrás que aguantarte la penilla si te toca frente a un stand de lujo, pero igual contratas a una edecán para que reparta folletos, tarjetas y plumas y ¡santa pascua!,

En fin, cualquiera de los stands que elijas, tus expectativas deben ser muy realistas, difícilmente alguien compra algo en una expo si no está arreglado de antemano para que así se dé (y con eso llamar la atención), generalmente llenas tu bolsa de folletos, CDs, DVDs, cupones de descuento, muestras, plumas, promocionales, etc. y después en tu oficina los repasas, navegas los sitios, los comparas y finalmente contactas al individuo que viene en la tarjeta guiándote por lo que tienes a la mano en ese momento sobre el escritorio de tu oficina.